Construire un tableau de bord Notion : la méthode

Un tableau de bord Notion sert à répondre à une question au moment où on ouvre l'outil : qu'est-ce que je fais maintenant. La plupart des tableaux de bord échouent parce qu'ils essaient de répondre à dix questions à la fois, et qu'on finit par n'en lire aucune.

Voici une méthode en quatre étapes, et ce que les widgets y font ou n'y font pas.

Étape 1 : définir la question à laquelle il répond

Avant de placer quoi que ce soit, écrivez en une phrase ce que vous voulez savoir en ouvrant la page.

« Qu'est-ce que je dois faire aujourd'hui » et « où en est mon chiffre d'affaires ce mois-ci » sont deux questions différentes. Elles appellent deux pages différentes. Un tableau de bord qui répond aux deux ne répond bien à aucune, parce que l'œil doit choisir.

Si vous hésitez, la bonne question est presque toujours celle du jour : les tableaux de bord de pilotage se consultent une fois par semaine, celui du quotidien s'ouvre tous les matins.

Étape 2 : choisir les trois vues qui répondent

Un tableau de bord utile contient trois vues de base de données, pas huit. Pour la question du jour, c'est en général :

1. Ce qui est en retard ou dû aujourd'hui : une vue filtrée sur la date, triée par priorité.
2. Ce qui est en cours : les projets actifs, avec leur état.
3. Ce qui attend quelqu'un d'autre : ce qui est bloqué, et par qui. C'est la vue qu'on oublie le plus souvent, et celle qui évite les relances tardives.

Utilisez des vues liées plutôt que des bases séparées. Une tâche doit exister une seule fois et apparaître partout où elle est pertinente.

Étape 3 : mettre le contexte en haut

C'est là que les widgets ont leur place. Ils ne portent aucune donnée de votre activité : ils donnent le cadre dans lequel les vues se lisent.

• Une horloge si la page reste ouverte toute la journée.
• La progression du jour, réglée sur vos horaires de bureau. Une barre pleine à 18 h et non à minuit change la façon dont on arbitre en fin d'après-midi.
• Un compte à rebours sur la prochaine échéance qui compte vraiment. Une seule.
• La météo si votre métier en dépend, sinon non.

Trois widgets au maximum. Chacun est une page web chargée en plus, et surtout, chacun prend de la place au-dessus des vues, c'est-à-dire au-dessus de ce qui compte.

Étape 4 : élaguer après deux semaines

C'est l'étape que personne ne fait, et c'est celle qui décide si le tableau de bord survit.

Après deux semaines d'usage réel, ouvrez la page et demandez-vous, bloc par bloc : est-ce que j'ai regardé ça une seule fois ? Ce qui n'a jamais servi part. Sans exception, même si c'était joli à construire.

Un tableau de bord qui rétrécit au fil des semaines est un tableau de bord qui fonctionne.

L'erreur qui rend un tableau de bord inutilisable

La plus fréquente : remplir la page pendant qu'on la construit, au lieu de la remplir pendant qu'on l'utilise.

On construit un dimanche après-midi, avec l'énergie de quelqu'un qui a envie de bien faire, et on ajoute tout ce qui pourrait servir. Le lundi matin, avec l'énergie de quelqu'un qui a du travail, on ne lit rien.

Le test est simple : si vous ne pouvez pas dire ce qu'il faut faire dans les cinq secondes qui suivent l'ouverture de la page, le tableau de bord est trop chargé.

Ce que les widgets ne remplaceront jamais

Un widget affiche, il ne lit rien. Il ne connaît ni vos tâches, ni vos projets, ni vos clients : une iframe est isolée de la page qui l'affiche.

Autrement dit, les widgets décorent le cadre. Le travail est fait par les bases de données, les relations entre elles et les vues filtrées. Un tableau de bord magnifique posé sur trois listes non reliées reste un tableau de bord qui ne sait rien.

Si c'est la partie qui vous manque, deux chemins existent. Un système déjà construit, comme FreelanceOS, où les bases sont reliées et le tableau de bord déjà pensé. Ou un espace conçu sur mesure quand votre activité ne ressemble à aucun modèle.

Questions fréquentes

Les widgets à poser sur un tableau de bord · Voir FreelanceOS