CRM Notion pour agence : comptes, devis et projets au même endroit
Un CRM Notion pour agence ou TPE de service : comptes et contacts, un responsable par fiche, devis ligne par ligne, et le devis signé devient un projet.
Un CRM Notion pour une agence ou une TPE de service relie quatre choses : les comptes (les entreprises clientes), les contacts qui y travaillent, les affaires en cours et les devis. Chaque fiche a une personne responsable, chacun filtre ses vues sur son nom, et le devis signé devient un projet dans le même espace.
Quand une agence passe de deux à cinq personnes, le CRM tenu dans un tableur ou dans la tête du fondateur cesse de suffire. Qui a rappelé ce client ? Quel devis est parti, à quel prix ? Qui suit cette affaire pendant les congés ?
Ce guide montre comment organiser un CRM Notion pour une petite structure à plusieurs, à partir des choix que j’ai faits en construisant CRM OS. Si vous hésitez encore entre Notion et un logiciel dédié, commencez par Notion ou HubSpot : quel CRM pour une petite structure.
Qu’est-ce qui change quand on vend à plusieurs ?
Seul, un CRM sert à ne rien oublier. À plusieurs, il sert aussi à ne pas se marcher dessus, et à ne rien perdre quand quelqu’un s’absente. Trois besoins apparaissent :
- Savoir qui s’occupe de quoi : chaque client, chaque affaire, chaque relance a un responsable.
- Partager l’historique : n’importe qui doit pouvoir reprendre un dossier en lisant ses derniers échanges.
- Voir l’ensemble : le dirigeant a besoin de la prévision de toute l’équipe, chacun de sa propre liste.
Un CRM simple, une seule base de clients avec une colonne statut, ne répond à aucun des trois. Il faut séparer les informations et les relier. Le principe des relations est expliqué dans créer un CRM simple dans Notion.
Comptes et contacts : pourquoi deux bases ?
Une agence vend à des entreprises, mais parle à des personnes. Le compte « Studio Meraki » réunit la directrice qui signe, le chef de projet qui valide les livrables et la comptable qui paie. Une base « Entreprises » et une base « Contacts », reliées, permettent de garder les deux niveaux.
Sur la fiche d’une entreprise, des rollups font remonter ce qui compte :
- Le chiffre d’affaires gagné, la somme des affaires signées.
- Le pipeline ouvert, ce qui est encore en jeu.
- La dernière activité, pour voir d’un coup d’œil un compte qu’on néglige.
Sur la fiche d’un contact, le cycle de vie dit où en est la relation : Lead, Lead qualifié, En opportunité, Client, Ambassadeur ou Perdu. Un lead n’est pas une base à part : c’est un contact au début de son cycle de vie, et sa fiche le suit jusqu’au bout.
Comment répartir le travail dans l’équipe ?
La règle tient en une ligne : chaque fiche a une personne responsable, et une seule. Dans Notion, c’est une propriété Personne sur les entreprises, les contacts, les affaires et les relances.
Ensuite, chacun travaille dans des vues filtrées sur son nom :
- Ma journée : mes relances en retard et du jour, mes affaires à signer ce mois.
- Mon pipeline : mes affaires par étape.
- Mes comptes : les entreprises dont je suis responsable, avec leur dernière activité.
Le dirigeant garde les vues complètes, sans filtre, et une vue de la prévision par responsable. Personne ne trie ce qui ne le concerne pas, mais tout le monde peut lire le dossier d’un collègue absent.
Pour les droits d’accès, réglés par espace et par page, voyez les permissions Notion en équipe.
Comment suivre les devis ligne par ligne ?
Une agence vend rarement une seule chose. Un devis réunit un atelier de cadrage, des jours de production, un accompagnement mensuel. Dans Notion, trois bases reliées font le travail :
- Produits et services : le catalogue, avec le prix unitaire hors taxe et le taux de TVA.
- Lignes de devis : une ligne par produit, avec la quantité et une remise éventuelle.
- Devis : le numéro, le statut (brouillon, envoyé, accepté, refusé, expiré), la date de validité et les totaux, calculés à partir des lignes.
Le prix vient du catalogue, la TVA aussi, les totaux se font seuls. Un numéro qui s’incrémente automatiquement évite les doublons. Les mentions obligatoires d’un devis sont rappelées dans le modèle de devis pour auto-entrepreneur, et les règles complètes sur entreprendre.service-public.fr.
Du devis signé au projet : comment faire le lien ?
C’est là que Notion se distingue d’un CRM classique. Quand l’affaire passe à « Gagnée » et le devis à « Accepté », le travail ne change pas d’outil : il change de base. Une base « Projets », reliée à l’entreprise et au devis, prend le relais, avec ses tâches et ses livrables.
Le passage peut se faire en trois gestes :
- L’affaire passe à « Gagnée », le contact devient « Client ».
- Un projet est créé, relié au compte et au devis accepté.
- Les tâches du projet sont attribuées, avec des dates.
Les deux premiers gestes s’automatisent avec les automatisations de base de données, selon votre forfait Notion. Le résultat : le chef de projet retrouve sur la fiche du client ce qui a été vendu, à quel prix, et ce qui a été promis pendant la vente.
Quelles relances et quels rituels instaurer ?
Un CRM d’équipe vit de deux habitudes. La première est individuelle : chaque échange se termine par une relance datée, notée dans une base « Relances » reliée au contact et à l’affaire. La seconde est collective : un point pipeline chaque semaine, d’une demi-heure, sur la vue des affaires à débloquer.
Pendant ce point, chaque responsable passe ses affaires immobiles ou en retard, et décide : relancer, ou classer perdu avec la raison. Le détail de ces alertes est dans le pipeline de vente dans Notion.
Faut-il un CRM Notion ou un logiciel pour une TPE ?
Un CRM Notion convient à une TPE de service, avec quelques personnes et sans équipe commerciale dédiée, surtout si l’équipe travaille déjà dans Notion pour ses projets. Un logiciel dédié devient préférable quand plusieurs commerciaux prospectent par e-mail en volume, avec séquences automatiques et suivi d’ouverture.
Pour un freelance seul, FreelanceOS réunit prospects, projets, devis, factures et espaces clients. Le comparatif complet est dans CRM freelance : Excel, logiciel ou Notion.
Partir d’un template
CRM OS est le template CRM que j’ai construit pour les petites structures qui vendent du service : entreprises, contacts avec leur cycle de vie, affaires avec probabilité et montant pondéré, activités, relances, devis ligne par ligne avec catalogue et TVA, sources et modèles de messages. Chaque fiche a un responsable, et la page Ma journée se filtre sur votre nom. Il n’est pas encore en vente : inscrivez-vous à la liste d’attente pour être prévenu à l’ouverture.
Questions fréquentes
Un CRM Notion convient-il à une agence ?
Oui, pour une agence de quelques personnes qui vend du service. Il faut séparer les entreprises et les contacts, suivre les affaires et les devis dans leurs propres bases, et donner un responsable à chaque fiche. L’intérêt principal : le devis signé devient un projet dans le même espace.
Comment travailler à plusieurs sur un CRM Notion ?
En donnant une personne responsable à chaque entreprise, contact, affaire et relance, puis en créant des vues filtrées sur le nom de chacun. Tout le monde peut lire le dossier d’un collègue, mais chacun ne voit dans ses listes que ce qui le concerne.
Peut-on faire des devis dans un CRM Notion ?
Oui, avec trois bases reliées : un catalogue de produits avec prix et TVA, des lignes de devis avec quantité et remise, et les devis eux-mêmes, dont les totaux se calculent à partir des lignes. Pour la facturation électronique, un outil de facturation reste nécessaire.
Quelle différence entre un compte et un contact dans un CRM ?
Le compte est l’entreprise cliente, le contact est une personne qui y travaille. Une entreprise peut avoir plusieurs contacts : celui qui signe, celui qui valide, celui qui paie. Séparer les deux permet de suivre le chiffre d’affaires par entreprise et la relation par personne.
Un CRM Notion convient-il à une PME ?
Il convient à une petite structure de service, sans équipe commerciale dédiée. Au-delà, quand plusieurs commerciaux prospectent par e-mail en volume et ont besoin de séquences automatiques, d’un suivi d’ouverture et de rapports par personne, un logiciel de CRM dédié devient plus adapté.