Pipeline de vente dans Notion : prévoir ce qui va signer ce mois
Construire un pipeline de vente dans Notion : des étapes vérifiables, une probabilité par étape, le montant pondéré et les affaires bloquées à relancer.
Un pipeline de vente dans Notion est une base « Opportunités » où chaque affaire avance d’étape en étape, avec un montant et une probabilité de signature. Le montant pondéré, montant multiplié par probabilité, donne la prévision du mois. Deux vues complètent le tableau : les affaires immobiles à débloquer, et les raisons de perte à corriger.
Un pipeline qui se contente de ranger les affaires en colonnes ne dit qu’une chose : où elles sont. Un pipeline qui sert au pilotage dit aussi combien elles pèsent, lesquelles vont signer ce mois, et lesquelles sont en train de mourir sans bruit.
Ce guide décrit le second, celui que j’ai construit pour CRM OS, mon template CRM pour Notion. La comparaison avec un logiciel dédié est dans Notion ou HubSpot : quel CRM pour une petite structure. Si vous débutez en freelance, le pipeline de suivi client freelance, plus simple, suffira peut-être.
Qu’est-ce qu’un pipeline de vente ?
Un pipeline de vente est la liste des affaires en cours, rangées selon l’étape où elles se trouvent, du premier contact à la signature. Il sert à deux choses : savoir quoi faire pour faire avancer chaque affaire, et prévoir le chiffre d’affaires des semaines à venir.
La différence avec une simple liste de prospects tient à trois éléments :
- Une étape par affaire, et des étapes qui correspondent à des faits vérifiables, pas à des impressions.
- Un montant et une date de signature prévue sur chaque affaire.
- Une probabilité par étape, qui transforme la liste en prévision.
Une affaire n’est pas un contact. Un même client peut avoir plusieurs affaires : une première mission, puis un renouvellement, puis une vente additionnelle. C’est pourquoi, dans Notion, les affaires vivent dans leur propre base, reliée aux contacts et aux entreprises.
Quelles étapes choisir pour votre pipeline ?
Une bonne étape se reconnaît à ce qu’on sait dire, sans débat, si une affaire l’a franchie. « Intéressé » n’est pas une étape : c’est une impression. « Proposition envoyée » en est une : la proposition est partie ou ne l’est pas.
Voici les étapes de CRM OS, et le fait qui fait passer à la suivante :
Ces pourcentages sont des conventions de départ. Au bout de quelques mois, comptez combien d’affaires de chaque étape ont réellement signé, et ajustez. Une probabilité juste vaut mieux qu’une probabilité flatteuse.
Dans Notion, l’étape est une propriété Statut, et la probabilité une formule qui lit l’étape. Le fonctionnement des statuts est détaillé dans la propriété Statut de Notion.
Comment calculer une prévision de ventes dans Notion ?
La prévision repose sur le montant pondéré : le montant de l’affaire multiplié par sa probabilité. Une affaire de 10 000 € en proposition envoyée, à 60 %, pèse 6 000 € dans la prévision. Additionnez les montants pondérés des affaires dont la signature est prévue ce mois : vous obtenez ce que vous pouvez raisonnablement attendre.
Dans Notion, trois propriétés suffisent :
- Montant HT, un nombre au format euro.
- Probabilité, une formule qui renvoie le pourcentage selon l’étape.
- Montant pondéré, une formule : le montant multiplié par la probabilité.
Ajoutez une date de signature prévue, puis une vue groupée par mois de signature, avec la somme des montants pondérés affichée en pied de colonne. C’est votre prévision, mois par mois.
Une précision qui évite les mauvaises surprises : les affaires perdues doivent valoir 0 %, et les affaires gagnées sortir de la prévision pour entrer dans le chiffre d’affaires réalisé. Sinon, le même montant compte deux fois.
Comment repérer les affaires qui s’enlisent ?
Une affaire meurt rarement d’un refus. Elle meurt en silence, dans une colonne où plus personne ne la regarde. Deux signaux permettent de la voir avant qu’il ne soit trop tard.
- La date de signature prévue est dépassée et l’affaire n’est ni gagnée ni perdue.
- L’étape n’a pas bougé depuis trois semaines : une propriété « Entrée dans l’étape », datée à chaque changement d’étape, et une formule qui compte les jours.
Une formule « Alerte » combine les deux, et une vue « À débloquer » filtre sur elle. Chaque vendredi, ouvrez cette vue : pour chaque affaire, relancez, ou classez-la perdue avec sa raison. Le pipeline reste honnête, et la prévision aussi.
La date d’entrée dans l’étape peut se remplir toute seule avec une automatisation de base de données : quand l’étape change, la date prend la valeur du jour.
Pourquoi noter la raison de chaque affaire perdue ?
Une affaire perdue sans raison est une leçon perdue. Une propriété « Raison de la perte », avec quelques options fixes (prix, timing, concurrent, pas de besoin, sans réponse), suffit. Au bout de quelques mois, un graphique de ces raisons dit ce qu’il faut corriger en premier.
- Si le prix domine, la question est le ciblage ou la présentation de la valeur, pas forcément le tarif.
- Si « sans réponse » domine, ce sont les relances qui manquent.
- Si le timing domine, ces affaires méritent une relance datée dans quelques mois, pas un oubli.
Notez aussi le concurrent retenu quand vous le connaissez. Ce sont des informations qu’aucun outil ne devine à votre place.
Quelles vues créer pour piloter le pipeline ?
Une seule base, plusieurs vues, chacune pour une question :
- Le tableau : une vue Kanban groupée par étape, pour faire avancer les affaires d’un glisser. Le principe est dans le tableau Kanban dans Notion.
- La prévision : une vue groupée par mois de signature, avec la somme des montants pondérés.
- À débloquer : les affaires en alerte, à traiter chaque semaine.
- À signer ce mois : celles dont la signature est prévue ce mois ou déjà dépassée, triées par date.
- Les raisons de perte : une vue graphique sur les affaires perdues.
Pour que ces chiffres remontent aussi sur la fiche de chaque client, des rollups additionnent le chiffre d’affaires gagné et le pipeline ouvert par entreprise. Voyez les rollups Notion.
Comment relier le pipeline au reste du CRM ?
Le pipeline ne vit pas seul. Chaque affaire est reliée à :
- Ses contacts et son entreprise, pour savoir à qui parler.
- Ses relances, une base à part avec une échéance, pour que la prochaine action ne dépende pas de votre mémoire.
- Ses activités : appels, e-mails, rendez-vous, pour reprendre le fil en trente secondes.
- Ses devis, pour retrouver ce qui a été proposé et à quel prix.
C’est ce qui sépare un pipeline d’un tableau : la carte d’une affaire ouvre tout son historique.
Partir d’un template
CRM OS installe ce pipeline dans Notion, avec les étapes, les probabilités, le montant pondéré, les vues Prévision et À débloquer, et les bases reliées : entreprises, contacts, activités, relances, devis ligne par ligne, sources et modèles de messages. Il n’est pas encore en vente : inscrivez-vous à la liste d’attente pour être prévenu à l’ouverture.
Questions fréquentes
Comment faire un pipeline de vente dans Notion ?
Créez une base « Opportunités » avec une propriété Statut pour les étapes, un montant, une date de signature prévue et une formule de probabilité selon l’étape. Ajoutez une vue Kanban groupée par étape, et une vue groupée par mois de signature pour la prévision.
Qu’est-ce que le montant pondéré d’une affaire ?
C’est le montant de l’affaire multiplié par sa probabilité de signature. Une affaire de 10 000 € à 60 % pèse 6 000 € dans la prévision. La somme des montants pondérés des affaires prévues ce mois donne une estimation réaliste du chiffre d’affaires à venir.
Combien d’étapes faut-il dans un pipeline de vente ?
Entre cinq et sept en général, à condition que chacune corresponde à un fait vérifiable : un rendez-vous fixé, une proposition envoyée, un accord écrit. Trop d’étapes rendent le tableau illisible ; trop peu empêchent de voir où les affaires se bloquent.
Comment repérer une affaire bloquée dans Notion ?
Avec une date d’entrée dans l’étape, remplie à chaque changement d’étape, et une formule qui compte les jours écoulés. Une alerte signale les affaires immobiles depuis trois semaines ou dont la signature prévue est dépassée. Une vue filtrée sur cette alerte se traite chaque semaine.
Un pipeline Notion suffit-il pour une petite équipe commerciale ?
Oui, pour quelques personnes qui vendent du service : chaque affaire a un responsable, et chacun filtre ses vues sur son nom. Pour une équipe qui prospecte par e-mail en volume, avec séquences et suivi d’ouverture, un logiciel de CRM dédié devient plus adapté.