Les formules Notion expliquées simplement, sans être développeur

Le mot formule effraie souvent les débutants, comme si Notion demandait de coder. En réalité, quelques formules simples couvrent 90 % des besoins et changent radicalement le confort d'un espace. Pas besoin d'être développeur, juste de comprendre la logique.

Ce que fait une formule

Une propriété formule calcule automatiquement une valeur à partir des autres propriétés d'une ligne. Elle peut faire un calcul (un montant TTC à partir d'un montant HT), produire un texte (assembler un nom et une catégorie), ou renvoyer un état (en retard ou dans les temps selon une date). La formule se recalcule seule à chaque changement. Vous écrivez la logique une fois, elle travaille pour vous ensuite, sur chaque ligne, pour toujours.

Des cas d'usage concrets

• Jours restants (sur une propriété Date nommée Échéance)

dateBetween(prop("Échéance"), now(), "days")

Ce que ça renvoie : 10 (dans 10 jours), 0 (aujourd'hui), -3 (3 jours de retard).

Si ta propriété ne s'appelle pas exactement Échéance, remplace le nom dans prop("...").

• Alerte en retard (avec Échéance + une case à cocher Terminé)

if(
  and(prop("Terminé") == false, now() > prop("Échéance")),
  "En retard",
  ""
)

Variante plus utile (affiche aussi “À faire aujourd’hui” et “Urgent” si J-3) :

if(
  prop("Terminé"),
  "",
  if(
    now() > prop("Échéance"),
    "En retard",
    if(
      dateBetween(prop("Échéance"), now(), "days") == 0,
      "Aujourd’hui",
      if(dateBetween(prop("Échéance"), now(), "days") <= 3, "Urgent", "")
    )
  )
)

• Montant TTC (avec une propriété Nombre Montant HT)

round(prop("Montant HT") * 1.2 * 100) / 100

Astuce : si tu veux aussi afficher le symbole € :

format(round(prop("Montant HT") * 1.2 * 100) / 100) + " €"

• Étiquette automatique (avec deux propriétés Texte/Select Catégorie et Statut)

prop("Catégorie") + " · " + prop("Statut")

Variante “propre” si l'un des deux est vide :

if(
  empty(prop("Catégorie")),
  prop("Statut"),
  if(empty(prop("Statut")), prop("Catégorie"), prop("Catégorie") + " · " + prop("Statut"))
)

Mon coup de cœur

Ma formule préférée tient en une ligne et surveille mes projets clients. Elle affiche un point d'alerte quand une échéance approche à moins de trois jours et que le projet n'est pas terminé. Rien de spectaculaire, mais visuellement, quand ce signal apparaît, mon cerveau sait quoi prioriser sans que j'aie à réfléchir. J'ai construit cette formule un dimanche soir il y a deux ans, et elle m'a évité plus de retards que n'importe quelle to-do list.

Où l'utiliser

Les formules de suivi d'échéance et de calcul financier sont déjà écrites dans FreelanceOS, pour que vous profitiez du résultat sans vous battre avec la syntaxe. Si vous voulez voir des formules utiles en contexte plutôt que dans la documentation, ouvrez FreelanceOS et regardez comment les alertes sont montées.

Commencez petit : une formule Jours restants sur vos tâches. Une fois que vous voyez le gain, l'envie d'en écrire d'autres vient toute seule.